A legtöbbünknél, amikor kapunk egy dokumentumot a munkatársunktól, az egyik szállítótól vagy egy ügyféltől, általában nagy a kísértés arra, hogy egyszerűen csak berakjuk a fiókba, vagy rádobjuk az asztalunkon lévő kupac tetejére, mondván, ha több időnk lesz, akkor majd ránézünk.
Ennek viszont legtöbbször az a vége, hogy ez a kupac egy idő után akkorára duzzad, hogy már dolgozni sem tudunk tőle. Nem férünk el az asztalon, a nagy kupiban pedig még azt sem találjuk, amire éppen abban a pillanatban szükségünk van. Ebben a helyzetben csak egy alapos szemléletváltás segíthet.
Felesleges papíroktól való megszabadulás
A túl sok felesleges papír zűrzavart okoz, és megnehezíti a dolgok megtalálását a jövőben. Ezért fontos, hogy csak akkor őrizzük meg az adott dokumentumot, ha az releváns a tevékenységünk szempontjából, vagy, ha a vállalkozás megköveteli!
Ezután osszuk fel például az irodánkban lévő mappákat színes elválasztó lapok segítségével! Az egyik részt szenteljük az ügyfelek, a másikat a beszállítók, a harmadikat pedig a munkatársak dokumentumainak! De a színkódolás mellett használhatunk akár még rövidített megnevezéseket is annak azonosítására, hogy az iratrendezők mire vagy kire vonatkoznak!
Kapcsolódó dokumentumok együtt történő tárolása
Tároljuk közös iratrendezőben egy adott projekthez kapcsolódó jelentéseket, leveleket, prezentációs jegyzeteket, táblázatokat és grafikákat, ahelyett, hogy mindegyiknek egy külön mappát nyitnánk!
Az is egy hatásos módszer lehet, ha az aktuális vagy a folyamatban lévő feladatokról szóló dokumentumokat az asztalunkon tartjuk, amíg az adott projekt be nem fejeződik. Majd, ha kész, áthelyezzük őket abba az iratrendezőbe, ahol az azonos kategóriájú papírokat tároljuk.
Ahhoz, hogy egy rendszer hatékonyan tudjon működni, fontos, hogy számunkra is kényelmes legyen. Ez viszont bizonyos mértékig függ a vállalkozásunk természetétől vagy az általunk végzett munkától is. Így mindenki számára megfelelő megoldás nem létezik az iratok kezelésére, de véleményünk szerint a fenti tippek egyikének használata és annak testreszabása már egy jó kezdetet jelent.
